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Blog collaboratif du M2 DSI de l'IUFM d'Aquitaine

Système d’information documentaire: éléments de définition


Système d’information, SI, SID comment s’y retrouver ? 

Pour pouvoir comprendre ce qu’est un système d’information documentaire, il est évidemment nécessaire de savoir ce qu’est un système d’information:

C’est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnels, données, procédures) qui permet de regrouper, de classifier, traiter et diffuser l’information sur un environnement donné. Il y a une gestion de contenu et également  une gestion des accès (par l’identification ou l’authentification).

En terme de gestion , c’est un système constitué des ressources humaines, matérielles et des procédures permettant d’acquérir, de stocker, de traiter et de diffuser les éléments d’information pertinents  pour le fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Un système d’information peut être informatif ou non.

Le Système d’information peut contenir :

  • Des bases de données
  • Un progiciel de gestion intégré
  • Des outils de gestion relation client/  chaîne logistique
  • Infrastructures réseaux
  • Serveurs de données et systèmes de stockage.
  • Dispositifs de sécurité.

Il met les informations à la disposition d’un système de pilotage permettant d’exploiter une collection de documents ( archivage, recherche,…).

Un SID, C’est quoi ?

Un dispositif global d’accès à la documentation et à l’information multimédia, depuis un poste banalisé, sur place ou à distance, en intranet ou extranet et sur l’internet,   selon une habilitation personnalisée pour chaque usager construit selon un schéma d’intégration  de ressources et de services,  dans une totale compatibilité avec le Système global d’information (S.G.I.),  fondé sur le socle de l’Environnement numérique de travail (E.N.T.), un prérequis,  dont le corollaire indispensable est une interface universelle et conviviale, dans le respect des normes (interopérabilité)

Le SID (système d’information est une brique du SI) est un dispositif d’accès à la documentation et à l’information multimédia. (Intranet ou extranet). Il comprend :

  • Le SIGB ( système intégré de gestion des bibliothèques)  avec comme outils possibles les OPAC
  • Le SGDE (système de gestion électronique de documents)
  •  Les outils de travail collaboratif
  • Les outils de recherche.

Il y a toujours deux dimensions :

  • Une interface usager
  • Une gestion interne

"Le système d’information documentaire est un dispositif informatique global d’accès à la documentation, aux ressources pédagogiques et à l’information multimédia, depuis un poste de travail ou de consultation banalisé, grâce à une interface unique rendant à l’usager transparents les différents langages et normes des systèmes agrégés constitutifs et lui permettant l’interrogation de bases de données et de différentes ressources, ainsi que l’accès à des services, tels que la commande, la réservation de documents ou d’autres prestations, un album personnel ; ainsi le catalogue Opac du SIGB, le réseau de CD-Rom, les documents internes numérisés (thèses, cours), les abonnements électroniques, les bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, les campus numériques, etc., sont disponibles, selon les habilitations des usagers (gérées par un annuaire central) sur l’Intranet de l’établissement d’enseignement supérieur ou sur Internet, localement ou à distance.

 Le SID est constitutif du système d’information de l’établissement (ou portail). Souvent, il en est la pierre angulaire. Il résulte d’une organisation et d’une architecture réfléchie au niveau de la direction de l’établissement et de la mise en commun des savoir-faire de la bibliothèque, du centre de ressources informatiques (CRI) et des enseignants-chercheurs pilotes dans les TICE." Marie-Thérèse Rebat

La construction d’un SID est un acte politique (il s’inscrit dans la politique de l’établissement).

Il ne peut être appréhendé en dehors du système global d’information ( SGI).

Ce n’est pas un SIGB (celui-ci ,même étendue, n’est qu’un progiciel) mais le SIGB fait partie du Système d’information documentaire.

Les finalités d’un SI documentaires a deux niveaux:

  1. Un premier niveau où un émetteur détient une connaissance et, pour la diffuser, produit un document.
  2. Un deuxième niveau où un récepteur a besoin d’une information et, pour trouver cette info, recherche un document pour en consulter le contenu.

Les deux pôles du SI sont donc l’émission et la réception. Dans les centres de documentation,  il s’agit  d’un SI doc secondaire de production et de diffusion qui donne accès aux informations produites et diffusées par le système primaire que constitue l’édition.  (Volant 2001)

Le SID est formé de trois composantes :

  1. un public
  2. un service
  3. un dispositif.

Chaque système a un public qui lui est propre.

Il peut être présent:

  • Dans les bibliothèques
  • Dans les services de documentations dans les entreprises.
  • dans des organisations
  • dans un centre de documentation et d’information.

Il existe un troisième niveau qui est le système d’information personnel  ou SIP qui correspond à ce que font les usagers des outils mis en place dans le système d’information documentaire.

@melleBagieu

Remarque: L’image est tiré du cours de Serge Car :http://sergecar.perso.neuf.fr/cours/theorie5.htm
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